同じ内容を何度も入力している
メール、Excel、社内台帳へ同じ情報を転記している。
Do you have these tasks?
人が足りないのではなく、
作業が重なっているのかもしれません。
採用の前に、毎日・毎月くり返している作業を見直すと、いまの人数で余裕を取り戻せる場合があります。
似た文書を毎回つくっている
案内文や報告書を、過去のファイルから探して作り直している。
定型メールに時間がかかる
内容は似ていても、文章を毎回ゼロから考えている。
同じ質問の電話が多い
営業時間、手続き、料金などを何度も説明している。
Service
ツールを入れる前に、
仕事の流れを整えます。
RPAやAIは、整理されていない仕事をそのまま解決するものではありません。まず「誰が・いつ・何を見て・何を決めるか」を確認し、自動化してよい部分を切り分けます。
業務を見える化
担当者へのヒアリングから、作業手順、判断、例外、二重入力を整理。改善前の仕事の流れを分かる形にします。
定型作業を自動化
Google Apps Script（GAS）や各種RPAを使い、転記、集計、通知、ファイル作成などの決まった作業を減らします。
メール・文書の下書きを支援
社内ルールや過去の例をもとに、AIが返信文や案内文の下書きを作成。担当者が確認して仕上げる運用を設計します。
電話問い合わせを減らす
よくある質問を整理し、ホームページのFAQや案内ページを改善。お客様が電話せずに解決できる情報を増やします。
Before / After
目指すのは、全部を自動にすることではありません。
機械が得意な反復作業を任せ、人は確認・判断・お客様への配慮に時間を使える状態をつくります。
BEFORE
- 届いたメールを見ながら台帳へ手入力
- 過去の文書を探してコピーして修正
- 担当者によって返信内容や品質が変わる
- ホームページにある情報も電話で回答
AFTER
- 必要な情報が自動で一覧にまとまる
- ひな形から文書の下書きができる
- 確認ルールがそろい、引き継ぎやすい
- FAQで自己解決できる問い合わせが増える
Examples
たとえば、こんな事務作業から。
入力・転記・集計
フォームやメールの内容を台帳へ記録し、月次集計や担当者への通知までつなげます。
案内文・報告書の作成
入力済みの情報とひな形から、文書やPDFの下書きを作成します。
返信文の下書き
用件を分類し、社内の回答方針に沿った返信案をAIが作ります。
問い合わせ前の自己解決
電話で多い質問をFAQに整理し、必要な情報へ迷わず進めるページに改善します。
Safe by Design
AIに任せる範囲を、最初に決めます。
速さだけを優先せず、誤送信や情報の扱いも含めて運用を設計します。
送信や公開などの最終操作は、担当者が内容を確認して行います。
入力してよい情報、使うサービス、保存先を明確にしてから進めます。
判断が必要なケースまで無理に自動化せず、担当者が対応できる流れを残します。
Flow
まず1つの業務を選び、
小さく試します。
大規模なシステム導入を前提にせず、効果を確認しやすい作業から段階的に進めます。
無料相談
困っている作業と、お使いの道具を伺います。
業務確認
実際の手順、判断、例外、発生頻度を整理します。
改善提案
自動化する範囲、費用、進め方をご提示します。
試作・確認
小さく作り、実際の作業で使えるか確認します。
導入・引継ぎ
使い方と注意点を共有し、運用を始めます。
Deliverables
作って終わりではなく、
社内で続けられる形へ。
業務フロー
現在の作業と改善後の流れを、担当者が確認できる形に整理。
自動化ツール
合意した範囲のGAS・RPA・連携処理などを納品。
AI用ひな形
メールや文書の下書きに使う指示・テンプレートを整備。
運用手順書
使い方、確認箇所、エラー時の対応を分かりやすく記載。
studio317 / BUSINESS IMPROVEMENT PARTNER
渡部 公也
Webシステム、WordPress、業務ツールの開発を通じて、「人が合わせる仕事」から「道具が人を助ける仕事」への改善を支援します。
ヒアリング、業務整理、設計、実装まで本人が直接担当します。現場に合わない大がかりな仕組みを前提にせず、現在のExcelやGoogle Workspace、Webサイトを活かす方法から検討します。
✓案件の再委託は行いません
✓対面・オンラインどちらも対応
✓相談だけでも費用はかかりません
- 屋号
- studio317
- 氏名
- 渡部 公也
- 所在地
- 〒182-0036 東京都調布市飛田給1−35−53
- 電話
- 090−9956−5875
- メールアドレス
- watabe@s317.com
- 届出電気通信事業者
- A-22-11422
- インボイス番号
- T8810744424075
- 支払条件
- 月末締め翌月末払い（銀行振込）
FAQ
よくあるご質問。
Q何を自動化できるのか、自社では判断できません。
問題ありません。普段の作業を伺い、回数が多いもの、同じ手順をくり返すもの、転記が多いものから候補を整理します。自動化に向かない作業も含めてご説明します。
Q古いExcelファイルを使っていますが、相談できますか？
はい。現在のファイルや運用を確認し、無理にすべてを入れ替えずに改善できる方法を検討します。必要に応じてGoogleスプレッドシート等への移行もご提案します。
Q社員にITやAIの知識がなくても使えますか？
専門知識を前提にしない操作と手順を設計します。いきなり全社導入せず、担当者が実際に試しながら使い方を確認し、運用手順書もお渡しします。
QAIが間違ったメールを送る心配はありませんか？
AIに直接送信させるのではなく、原則として下書き作成までを担当させます。担当者が内容を確認してから送信する、人を含めた運用をご提案します。
Q情報漏えいが心配です。
扱う情報の種類、利用するサービス、保存先を確認し、AIへ入力してよい情報を事前に決めます。機密性の高い情報を無条件に外部AIへ送る運用は提案しません。
Qホームページの改善だけでも依頼できますか？
はい。電話やメールで多い質問を整理し、FAQ、料金案内、手続き案内など、お客様が自分で解決しやすいページの設計・制作をご相談いただけます。
Q費用はどのくらいかかりますか？
対象業務、使用中の環境、自動化の範囲によって異なるため、業務内容を確認したうえでお見積りします。初回相談は無料で、まず1つの業務から小さく始めることも可能です。
Contact
「この作業、減らせますか？」
からご相談ください。
改善したい業務がまだ決まっていなくても構いません。毎日・毎月くり返している事務作業を伺い、最初に見直す候補を一緒に整理します。